Im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen werden können, und die Pflicht zur eigenen Ausstellung greift stufenweise. Eine elektronische Rechnung ist dabei nicht ein PDF per E-Mail, sondern ein strukturierter Datensatz, den die Software der Gegenseite auslesen kann. Quell-Code erzeugt dafür eine XRechnung 3.0 im UBL-Format aus genau dem Auftrag, aus dem auch das PDF entsteht. Ab wann die Ausstellungspflicht für Ihr Unternehmen gilt, hängt von Größe und Übergangsfristen ab — das klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Die Datei folgt XRechnung 3.0 auf Basis von UBL 2.1. Enthalten sind Rechnungs- und Leistungsdatum, Positionen mit Menge und Steuersatz, Aufteilung der Steuerbeträge je Satz, Anschriften beider Seiten und die Zahlungsangaben mit IBAN.
Regelsatz (S), innergemeinschaftliches Reverse Charge (AE), steuerfrei (E) und Kleinunternehmer (G) werden mit der jeweils richtigen Kategorie ausgewiesen — dieselbe Logik, die auch das PDF und den DATEV-Export bestimmt.
Wer weiter eine gewohnte Rechnung verschicken will, nutzt die hybride Ausgabe: dieselbe lesbare PDF, in der die Rechnungsdaten nach EN 16931 eingebettet sind (ZUGFeRD/Factur-X). Der Empfänger sieht seinen Beleg, seine Buchhaltungssoftware übernimmt Positionen und Beträge automatisch. Ein Schalter in den Einstellungen macht das zur Standardausgabe für alle Rechnungen.
In der Rechnungsübersicht stehen neben dem PDF die Punkte „E-Rechnung (XML)" und „ZUGFeRD (PDF+Daten)". Es gibt keine getrennte Erfassung und damit keine Möglichkeit, dass PDF und XML unterschiedliche Beträge zeigen.
Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen lassen sich mit anpassbarem Betreff und Text per E-Mail versenden. Ohne eingerichteten Postausgang meldet das System das ehrlich, statt einen Versand zu bestätigen, der nie stattgefunden hat.
Damit Sie vor der Entscheidung wissen, was das Produkt nicht leistet:
Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung — Menschen können es lesen, Software nur mit Aufwand. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach festem Schema; die Buchhaltung der Gegenseite kann Positionen, Beträge und Steuersätze direkt übernehmen. Quell-Code erzeugt beides aus denselben Daten.
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist ein strukturiertes Format verlangt; im inländischen B2B-Verkehr muss der Empfang möglich sein und die Ausstellungspflicht greift stufenweise. Welche Frist für Ihr Unternehmen gilt, hängt von Größe und Übergangsregelungen ab.
Bei innergemeinschaftlichen B2B-Umsätzen mit hinterlegter USt-IdNr. wird ohne Umsatzsteuer fakturiert, mit dem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. In der XRechnung erscheint dafür die Steuerkategorie AE.
Zum Anlegen brauchen Sie Firmenname, E-Mail und ein Passwort — keine Zahlungsdaten. Angebot ausschließlich für Unternehmer (§ 14 BGB).